Alles wat je moet weten over de verjaringstermijn bij facturen.

Door de verjaringstermijn van facturen kunt u deze niet eeuwig in rekening brengen. Facturen kunnen namelijk vervallen. Wanneer de verjaringstermijn van uw openstaande facturen verstrijkt, vervalt het recht om een betaling van u klant te eisen. In dit artikel leest u wat de verjaringstermijn van facturen is en wat u kunt doen om achterstallige facturen te voorkomen.

Wat is een verjaringstermijn?

Een verjaringstermijn is de wettelijk vastgelegde termijn waarna bijvoorbeeld een vordering niet meer afdwingbaar is in de rechtbank. Ook kan er na dit moment geen strafrechtelijke vervolging meer plaatsvinden. Men spreekt over verjaringstermijnen bij:

1. Facturen & schulden
2. Erelonen en fiscale vorderingen
3. Vonnissen en strafvorderingen
4. Verbintenissen.

Wat is de verjaringstermijn van een factuur naar een particulier?

Als algemene regel geldt dat een vordering, die voortvloeit uit een factuur tussen een bedrijf en een particulier, een verjaringstermijn heeft van 1 jaar. Als bedrijf is het dus van hoofdbelang om direct in actie te schieten wanneer de uiterste betaaldatum van de factuur overschreden is. 

Wanneer de verjaringstermijn van een factuur verlopen is dan spreken we over een “verjaarde factuur”.

Wat is de verjaringstermijn van een zakelijke factuur B2B?

De verjaringstermijn van een zakelijke factuur tussen twee bedrijven is standaard vastgelegd op 10 jaar. Voor periodieke schulden, opeisbaar ingevolge een onderlinge overeenkomst, is deze termijn tussen handelaars maar 5 jaar.

Wanneer start de verjaringstermijn van facturen?

Wat ook belangrijk om te weten is is wanneer de verjaringstermijn precies start. Over het algemeen start de verjaringstermijn op de dag van de opeisbaarheid.

Er zijn verschillende regelgevingen die de verjaringstermijn van specifieke vorderingen bepalen, dit is vaak sector specifiek. Raadpleeg daarom altijd een expert die je advies op maat kan geven voor jouw specifieke situatie.

Sectorspecifieke verjaringstermijnen factuur

Verschil verjaringstermijn VS betalingstermijn

1. Verjaringstermijn = Tijdsduur waarbinnen een schuld of strafbaar feit niet meer invorderbaar is.
   ‍
2. Betalingstermijn = Tijdsduur waarbinnen een factuur moet worden betaald.

Wat is de betalingstermijn van een factuur voor de klant?

De wettelijke betalingstermijn van een factuur is standaard vastgelegd op 30 dagen. Toch kunnen klanten en bedrijven onderling afspreken om te kiezen voor een langere of kortere betalingstermijn, dit dient te gebeuren in het contract of de algemene voorwaarden. 

De maximale betalingstermijn bedraagt 60 dagen. Wanneer er geen expliciete betalingstermijn overeengekomen is tussen de partijen zal de standaard 30 dagen worden toegepast.

Wanneer de uiterste betaaldatum overschreden is dan spreken we van een “vervallen factuur”.

Wat is de betalingstermijn van een zakelijke factuur?

Een factuur tussen twee bedrijven moet worden betaald binnen de 30 dagen na ontvangst. Dit is enkel indien zo er geen concrete afspraken gemaakt werden rond de betalingstermijn, anders gelden de afspraken die in het contract of de algemene voorwaarden staan.

De maximale betalingstermijn bedraagt echter wel 60 dagen, net zoals bij een factuur naar een particulier.

Wat moet ik doen als mijn klant de factuur niet betaald?

Stap 1: Stuur een e-mail naar je klant waarin je op een diplomatische manier vraagt om de factuur zo snel mogelijk te betalen. Het is belangrijk dat je dit op een goede manier aanpakt. Want de kans is reëel dat de factuur ergens verkeerd beland is of dat de klant deze gewoonweg vergeten is. Je geeft je klant op dit moment altijd het voordeel van de twijfel. Indien je geen reactie krijgt op de e-mail is het aangeraden om de klant 2 dagen later te telefoneren en indien nodig een voicemail achter te laten.‍

Stap 2: Je klant reageert niet op de e-mail en neemt de telefoon niet op? Stuur een aangetekende brief naar je klant waarin je op een vriendelijke maar strenge manier aanmaant om de factuur zo snel mogelijk te betalen. In deze communicatie mag je al duidelijker zijn omtrent de consequenties van het niet betalen van de factuur, met name de extra kosten die hieruit zullen voortvloeien. ‍

Stap 3: Je klant reageert niet op de aangetekende brief? Geen reden tot paniek, schakel zo snel mogelijk een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in, zij zullen de vordering op zich nemen.

‍Stap 4: Nog geen oplossing kunnen bekomen voor een aanzienlijke factuur? Tijd voor het zwaar geschut. Op dit moment rest u als ondernemer nog slechts één optie: een procedure starten bij de rechtbank van koophandel. Vergeet niet het hele kostenplaatje in acht te nemen, het zou zonde zijn moesten de kosten van advocaat, dagvaarding, etc. hoger liggen dan het effectieve bedrag op de factuur.

Hoe kan ik particuliere klanten facturen sneller doen betalen?

• Maak op voorhand duidelijk hoe jij als bedrijf/ondernemer werkt en wat de termijnen zijn die betrekking hebben op facturen. Zorg dat je de “Daar wist ik niks van” voor bent en dat je klanten begrijpen dat ook jij rekeningen moet betalen.
  
  
• Stuur de facturen zo snel mogelijk op, wacht hier geen weken mee. Indien de klant te lang wacht om uw overzichten of facturen te betwisten dan kan u stellen dat hij er mee instemde.
  
  
• Wacht niet tot de uiteindelijke betalingstermijn om je klant op de hoogte te stellen van zijn laattijdig betalen. Een vriendelijke telefoontje kan wonderen doen, alsook het sturen van geautomatiseerde e-mails een paar dagen voor de vervaldatum.
  
  
• Wanneer je onraad ruikt bij een klant, vertrouw op je eigen intuïtie en ga er niet mee in zee.

Hoe kan ik zakelijke klanten facturen sneller doen betalen?

• Maak duidelijk in het contract of de algemene voorwaarden wat de termijnen zijn die betrekking hebben op facturen. Laat geen steen onomgekeerd liggen, goede afspraken maken goede vrienden.
  
  
• Vorm een beeld van de financiële situatie waarin uw zakelijk klant zich bevindt. Controleer de solvabiliteit en doe onderzoek naar diens voorgaande klanten, Google reviews lezen is een goede start. Een beeld krijgen van de hele financiële situatie van de klant is misschien zelfs nog belangrijker. Raadpleeg hiervoor de databank van de Nationale Bank op deze website.
  
  
• Wanneer je onraad ruikt bij een zakelijke klant, vertrouw op je eigen intuïtie en doe gericht onderzoek. Liever één klant minder dan een onbetaalde factuur met een hoop extra kopzorgen.
  

Besluit

Indien er geen sprake is van sectorspecifieke wetgevingen of contractuele verplichtingen bedraagt de verjaringstermijn van facturen naar particulieren en bedrijven standaard 1 jaar. 

Heb je nog vragen over facturen, fiscaliteit en financiën? Contacteer dan vrijblijvend één van onze experten en krijg een gratis financiële check-up van jouw bedrijf.

Bent u niet actief in de Medische wereld? Geen probleem, ons zusterbedrijf houseoffinance.be helpt ondernemers van alle sectoren.

‍